Informační memorandum o zpracování osobních údajů

Vážení obchodní přátelé,

v tomto informačním memorandu Vám poskytujeme podrobné informace o zpracovávání Vašich osobních údajů pro marketingové účely.

Uvedené zpracování má za cíl nabídnout Vám především nejnovější informace o stávajících i nových produktech, které naše společnost dodává na český trh. Dalším z cílů je poskytnout Vám časově omezené nabídky a praktické informace, písemně či elektronicky. Nabídky se snažíme individualizovat na základě segmentace a profilování a díky tomu Vám nabízet jen relevantní nabídky produktů a služeb s přidanou hodnotou a nezahlcovat Vás nabídkami zbytečných produktů.

Vzhledem k tomu, že dne 25. 5. 2018 nabývá účinnosti evropské nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, je potřeba, abychom měli od Vás tento nový souhlas, který odpovídá novým požadavkům.

Prosím, přečtěte si níže uvedené informace o zpracovávání osobních údajů. Pokud byste měli k Vámi udělenému souhlasu či tomuto memorandu jakékoliv dotazy či připomínky, neváhejte se obrátit
přímo písemně na korespondenční adresu společnosti či e – mailem na godin@pharmatrade.cz.

KDO JE SPRÁVCEM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Správcem osobních údajů je společnost, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů. Správcem Vašich osobních údajů jsou pro účely marketingu je přímo společnost PHARMATRADE, spol. s r.o.

V případě dotazů týkajících se zpracovávání osobních údajů se můžete na tuto společnosti obrátit na korespondenční adrese.

Obrátit se můžete i na pověřence pro ochranu osobních údajů této společnosti, který dohlíží na řádné zpracování Vašich osobních údajů, a to na společnost VALUS Services s.r.o., Biskoupky 7, 338 08 Sebečice, konkrétně na pana Ing. Vojtěch Fialu nebo na e – mailové adrese vojtech.fiala@valus.cz.

JAKÉ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

Pro účely marketingu zpracováváme následující kategorie osobních údajů, které nám pomáhají zjistit, jaká nabídka produktů a služeb by se Vám mohla líbit a řešit Vaše potřeby a potřeby Vašich čtyřnohých miláčků.

  • Základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, adresa pobytu, rodné číslo, IČ (v případě,
    že podnikáte).
  • Kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa.
  • Informace o využívání produktů naší společnosti – například jaké produkty od nás máte apod., na základě těchto dat jsme schopni Vám doporučit vhodné produkty a služby. Základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, adresa pobytu, rodné číslo, IČ (v případě, že podnikáte).
  • Kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa.
  • Informace o využívání produktů naší společnosti – například jaké produkty od nás máte apod., na základě těchto dat jsme schopni Vám doporučit vhodné produkty a služby.
  • Transakční údaje – zejména informace o Vašich platbách za produkty. Dále vedeme databázi subjektů, které učinili závaznou objednávku, ale zboží si nevyzvedli či nezaplatili, abychom pro si pro příště vzájemně ušetřili čas a starosti.

Z JAKÝCH ZDROJŮ OSOBNÍ ÚDAJE POCHÁZEJÍ?

Osobní údaje uvedené v předchozím bodu získáváme přímo od Vás. Tyto osobní údaje uvádíte při objednávce nebo jsou sbírány prostřednictvím Vaší činnosti na našem webu, případně nám je poskytujete prostřednictvím mailu, komunikace na facebooku a jiných sociálních sítích. Osobní údaje mohou také pocházet z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí například z obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů (např. svaz chovatelů). Osobní údaje mohou pocházet rovněž od třetích osob oprávněných s Vašimi osobními údaji nakládat.

PRO JAKÉ ÚČELY JSTE SOUHLAS UDĚLIL/A?

Souhlas jste udělil/a pro účely obchodního vztahu a marketingu, což zahrnuje následující činnosti:

  • nabídku produktů naší společnosti a našich obchodních partnerů. Nabídky Vám na základě Vašeho souhlasu můžeme zasílat jak elektronicky, zejména formou e-mailových zpráv nebo zpráv zasílaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla, písemnou formou či formou telefonického volání,
  • automatizované zpracování osobních údajů s cílem přizpůsobit obchodní nabídku Vašim individuálním potřebám, toho pak může být využíváno při tzv. výkonnostním marketingu.

Poskytnutý souhlas se zpracováním osobních údajů k marketingovým účelům je zcela dobrovolný, avšak je nezbytný, abychom Vám mohli zasílat individuální nabídky produktů distribuovanými naší společností a našich obchodních partnerů. Bez takto uděleného souhlasu Vám nemůžeme individuální nabídky produktů a služeb poskytovat. Tento souhlas je navíc nezbytný pro to, abychom Vám mohli
vytvořit zákaznický účet.

JAK DLOUHO BUDEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVAT?

Souhlas jste udělil/a společnosti PHARMATRADE, spol. s r.o. a to po dobu od uzavření objednávky po dobu následujících 5 let nebo do doby, než souhlas odvoláte. Po uplynutí doby budou Vaše osobní údaje vymazány, o čemž jsou vyhotovovány záznamy. To neplatí v případě zpracování osobních údajů pro účely, pro něž není vyžadován souhlas.

KDO MŮŽE MÍT PŘÍSTUP K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM?

Pro zpracování údajů pro účely marketingu mohou mít k Vašim údajům přístup i další subjekty, které zpracovávají osobní údaje jako tzv. zpracovatelé osobních údajů, jejichž úkolem je poskytovat služby naší společnosti. Například se může jednat o externí společnosti spravující naše systémy či jiné služby zajišťující řádný chod společnosti. S uvedenými zpracovateli máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů a tím jsou též vázáni dodržováním striktních pravidel na ochranu osobních údajů. Samozřejmě, s osobními daty dále pracují zaměstnanci společnosti, kteří jsou pravidelně školeni, vyžaduje se po nich práce s osobními a citlivými daty dle interní směrnice společnosti a jsou kontrolováni ze strany nezávislého pověřence pro ochranu osobních údajů.

Externí subjekty, kterých se výše uvedené týká:

Ing. Tomáš Baxa – IČ: 01036599, Rochovská 763/13, 198 00, Praha 9 (správce IT systémů)
Ing. Dagmar Bartošová – IČ: 17034655, Prosecká 29/58, Praha 9

JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA PŘI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Při zpracování osobních údajů můžete uplatnit následující práva:

a) Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů

Informace obsahují zejména: totožnost a kontaktní údaje správce, jeho zástupce a případně i pověřence pro ochranu osobních údajů, účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uchování osobních údajů, oprávněné správce, výčet Vašich práv, možnost obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, zdroj zpracovávaných osobních údajů, informace zda a jak dochází k automatizovanému rozhodování a profilování.

b) Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na potvrzení, zda osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech, o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.

c) Právo na opravu

Zpracováváme Vaše neaktuální či nepřesné osobní údaje? Změnil jste například adresu bydliště? Informujte nás prosím, a my osobní údaje opravíme.

d) Právo na výmaz (právo být zapomenut)

V některých zákonem stanovených případech jsme povinni Vaše osobní údaje na Váš pokyn vymazat.

e) Právo na omezení zpracování

Pokud si přejete, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo si přejete osobní údaje blokovat.

f) Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou
bránit žádné zákonné či jiné významné překážky,

g) Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že zpracování osobních údajů provádíme v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, obraťte se prosím na nás a požádejte nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

h) Právo podat stížnost na Úřad pro Ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky www.uoou.cz/.

Kde můžete práva uplatnit a jsou tato práva zpoplatněna?
Jednotlivá práva můžete uplatnit u naší společnosti písemně nebo e – mailem na godin@pharmatrade.cz. Také můžete kontaktovat našeho Pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je společnost VALUS Services s.r.o., Biskoupky 7, 338 08, Sebečice, zastoupená. I Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Za jak dlouho můžete očekávat odpověď od naší společnosti?

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů bychom vás informovali.

JAK MŮŽETE ODVOLAT SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Souhlas se zpracováním osobních údajů je založen na principu dobrovolnosti. To znamená, že jej můžete kdykoliv odvolat. Nechcete již dostávat žádné nabídky produktů od naší společnosti? Chcete
nechat smazat Váš uživatelský účet? Je nám to samozřejmě líto, ale Vaše rozhodnutí plně respektujeme.

Co by mělo odvolání souhlasu obsahovat?

  • Kdo odvolání podává. Uveďte, prosím, Vaše jméno a příjmení, adresu bydliště a datum narození, abychom věděli, kdo jste.
  • Co odvolává
  • Váš vlastnoruční podpis.

Jakým způsobem mohu odvolání poslat?

Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu lze poslat pouze v písemné podobě, doporučenou poštou, a to proto, abychom měli o Vašem odvolání řádný záznam. Nezapomeňte, prosím, odvolání podepsat. Toto zašlete na adresu našeho sídla.

Souhlas s užitím osobních údajů (pdf)